ERP Implementation – The choice

Latar belakang implementasi ERP di perusahaan saya adalah masih tertinggalnya penggunaan teknologi dalam urusan administrasi sehingga perusahaan kesulitan dalam menyajikan laporan yang cepat dan tepat. Decision maker sudah merasakan perlunya sistem yang dapat menghandle urusan ini. Sejauh ini, penggunaan sistem hanya terbatas pada Finance Department. Sedangkan untuk departemen lain yakni operasional dan support yang lain belum menggunakan sistem :
– Estates
– Mills
– Factory
– Marketing
– Purchasing
– Engineering
– Human Resources
– Corporate Affair
– Environment and Community

Ada minimal dua pendapat dalam implementasi ERP di sebuah organisasi :
1. Aliran ERP murni yang menganggap bahwa sebuah organisasi cukup mengadopsi satu sistem untuk keseluruhan kebutuhan organisasi tersebut.
2. Aliran Island ERP yang menganggap bahwa setiap organisasi adalah unik, ada kebutuhan di tiap organisasi yang tidak mungkin sama persis. Untuk itu tidak mengapa jika sistem yang diimplementasikan dalam sebuah organisasi berbeda-beda untuk setiap Operating Unit (OU) / Departemen.

Saya tambahkan satu lagi, yakni gabungan dari keduanya.
Ada organisasi yang umum, sehingga bisa dihandle oleh sebuah sistem/ERP. Sistem yang diimplementasikan sudah mafhum dalam operasional sehari-harinya. Namun ada sebagian OU di dalam organisasi tersebut yang tidak umum, sehingga perlu dibuat sistem yang customized, namun harus dipastikan bahwa sistem customized tersebut dapat diintegrasikan dengan sistem/ERP yang sudah diadopsi.

Saya pribadi lebih cenderung pada pilihan terakhir.

Tahap 1, pemilihan ERP
Karena finance dept sudah ada sistem yang berjalan, maka tujuan ERP yang akan diadopsi harus dapat menghandle daily operation tiap departemen yang lain. Awalnya : Estates + Mills (selanjutnya berkembang ke modul lain, nanti saya jelaskan).

Pada tahap ini, kami melakukan information gathering mencakup :
1. Vendor-vendor yang menyediakan sistem informasi perkebunan
2. Kunjungan ke markas vendor-vendor tersebut untuk mengetahui kekuatan mereka yang sebenarnya
3. Menyaring vendor-vendor tersebut dan menyisakan 3 vendor untuk selanjutnya…
4. Audisi vendor bersama all departemen / OU

Tiap langkah tersebut adalah penting. Pada nomer 4, saya garis bawahi bahwa pemilihan ERP bukan dilakukan oleh IT, karena tiap departemen lebih pantas dan mengetahui secara mendalam apa yang mereka perlukan. Pada posisi ini IT adalah selaku fasilitator untuk mempertemukan kebutuhan organisasi dengan vendor yang tepat.

Dalam setiap langkahnya, intrik politik kantor juga tidak bisa dikesampingkan. Ada kalanya organisasi perlu mengambil tenaga dari luar yang sudah berpengalaman untuk membantu pemilihan, pelaksanaan, monitoring, implementasi, hingga control dari ERP terpilih. Daripadanya, bisa jadi ada orang-orang yang merasa dikesampingkan, termarjinalkan. Untuk hal ini, harus pandai bagaimana melakukan pendekatan dan penjelasan bahwa project ini, katakanlah “bukan bermaksud untuk mengeliminasi sebagian orang”.

5. Pemilihan ERP harus dipilih secara bersama, sebagai keputusan bersama, bukan IT Department. Pimpinan harus mendukung dan selaku Decision Maker harus menegaskan kepada seluruh elemen organisasi untuk mendukung berjalannya imeplementasi ERP. Tuangkan di atas kertas, dan tegaskan tidak boleh ada suara-suara sumbang di belakang. Perdebatan dalam pemilihan harus di selesaikan di satu forum meeting bersama. Tidak boleh ada pemaksaan, semua bebas berpendapat.

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s